Services à la population

Demande d'accès aux documents

Application de la Loi sur l'accès aux documents

 

L’accès par une personne aux documents et à l’information qu’un organisme public a en sa possession est un principe de droit dicté par la  Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q. c. A-2.1 (ci-après appelée « la Loi »).

L’application de la Loi relève d'une personne désignée par la Ville nommée « le responsable ».

Pour que cette loi s’applique, une demande doit être faite en vue d’obtenir un document et non seulement une information. Ainsi, si aucun document ne peut répondre à la demande, la personne responsable de l'accès sera justifiée de ne rien transmettre à cet effet.

À moins d’une exception prévue à la Loi ou à toute autre loi, toute personne peut avoir accès à tous les documents que la Ville détient dans l’exercice de ses fonctions et aux renseignements personnels la concernant. Ces documents peuvent être sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

 

Consentement des tiers et procuration

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ces renseignements sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Dans le cas où une demande est faite en vue d’obtenir des documents pouvant contenir des renseignements personnels concernant une autre personne, la personne qui fait une demande d'accès doit obtenir le consentement écrit dûment signé de cette personne qui devra alors remplir le formulaire Consentement du tiers à la divulgation de renseignements personnels la concernant et le joindre à la demande de documents.

S’il s’agit d’une demande reliée à un immeuble, l’autorisation de la ou du propriétaire actuel est nécessaire. La personne doit alors faire remplir le formulaire de Consentement du propriétaire d’un immeuble.

Ce formulaire de consentement devra être joint à la demande lors de la transmission de celle-ci à la personne responsable de l'accès.

Comment faire une demande d'accès à l'information ?

En remplissant le formulaire de demande d’accès à un document. Ce formulaire est également disponible au bureau des Services juridiques et du greffe.
 
Il est à noter que les demandes verbales sont acceptées, mais qu’elles ne permettent aucun recours en cas de refus ou d’insatisfaction de la réponse donnée par le responsable. Seule une demande écrite peut faire l’objet d’une révision de la décision par la Commission d’accès à l’information.

La demande d’accès doit être adressée à la personne responsable et doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le document. La personne qui désire avoir accès à des documents doit donc indiquer suffisamment de détails sur la nature de la demande, sur le type de document désiré et sur les dates ou les adresses concernées par la demande. À cet effet, elle peut utiliser le formulaire Précision des documents requis concernant un immeuble afin de demander les documents qu'elle désire obtenir.

Il est possible d’effectuer une demande d’accès à un document par les moyens suivants :

  • En personne au comptoir
    En se présentant au bureau des Services juridiques et du greffe à l’hôtel de ville situé au 87, rue Principale pour remplir le formulaire de demande d’accès.
  • Par la poste, par télécopieur ou par courriel
    En effectuant une demande écrite et en indiquant « Demande d’accès à l’information » dans l’objet du message ou en remplissant le formulaire de demande d’accès et en l'acheminant à la personne responsable de l’accès par la poste, par télécopieur ou par courriel aux coordonnées suivantes :

    Me Julie Bertrand, greffière adjointe
    Responsable de l’accès à l’information
    Ville de Granby
    87, rue Principale
    Granby (Québec) J2G 2T8
    Télécopieur : 450 776-8278
    Courriel : acces@granby.ca

    Par téléphone 
    Pour une demande verbale ou pour toute autre question, téléphonez au 450 776-8397.

Délai de réponse

Lorsqu’une demande d’accès à des documents est reçue par la personne responsable, cette dernière transmet un accusé de réception à la personne qui fait la demande l’informant du délai de traitement. La Loi prévoit que la personne responsable de l’accès a un délai de 20 jours suivant la réception de la demande d’accès pour l’étudier et y répondre. En cas d’impossibilité de répondre dans les délais prévus, un délai supplémentaire de dix jours est accordé à la personne responsable de l'accès. Si tel est le cas, celle-ci prendra soin d’aviser par écrit la demanderesse ou le demandeur de cette prolongation de délai. 

À défaut de respecter ces délais, la personne responsable de l'accès est alors réputée avoir refusé l’accès aux documents demandés. Ce défaut permet alors à la personne qui fait la demande un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information.

Frais reliés à la demande

La consultation de documents sur place est gratuite. Cette consultation se fait au bureau des Services juridiques et du greffe de la Ville pendant les heures d’ouverture du bureau.

Par contre, des frais sont exigés pour toute copie d’un document en vertu du règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, chapitre A-2.1, r. 3  et en vertu du règlement numéro 0526-2014 décrétant la tarification de certains services municipaux et remplaçant le règlement numéro 0017-2007 et ses amendements.

Ces frais s’appliquent quel que soit le mode de transmission des documents et doivent être acquittés au moment de prendre possession des documents. Dans certains cas, ils peuvent être exigés avant de procéder à la transcription et à la reproduction de documents.

Révision d'une demande d'accès à l'information

La demande d’accès à un document peut être verbale ou écrite, mais seule la personne ayant fait une demande écrite peut demander à la Commission d’accès à l’information la révision du refus de transmettre le document demandé ou de la décision rendue par la personne responsable de l'accès, et ce, dans les 30 jours suivant la date de cette décision.

Pour plus d'informations quant à la révision d'une demande, consultez le site de la Commission d'accès à l'information.

Rectification d'un renseignement personnel

Dans certaines circonstances, la Loi permet également à une personne de demander des rectifications aux renseignements personnels qui la concernent lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets. Si tel est le cas, une demande de rectification peut être faite auprès de la personne responsable de l’accès à l’information de la Ville.

 

Pour vous renseigner sur vos droits concernant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.