Accès à l'information

Application de la Loi

L’accès par une personne aux documents et à l’information qu’un organisme public a en sa possession est un principe de droit dicté par la loi provinciale. En tant qu’organisme public, la Ville de Granby est assujettie à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, L.R.Q. c. A-2.1 (ci-après appelée « la Loi »).

L’application de la Loi est faite par une personne désignée par la Ville qu’on nomme « le responsable ».

Pour que cette loi s’applique, une demande doit être faite en vue d’obtenir un document et non seulement une information. Ainsi, si aucun document ne peut répondre à la demande, le responsable sera justifié de ne rien transmettre à cet effet.

À moins d’une exception prévue à la Loi ou à toute autre loi, toute personne peut avoir accès à tous les documents que la Ville détient dans l’exercice de ses fonctions et aux renseignements personnels la concernant. Ces documents peuvent être sous forme écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

Consentement des tiers et procuration

Les renseignements personnels sont ceux qui portent sur une personne physique et permettent de l’identifier. Ces renseignements sont confidentiels et ne peuvent être communiqués sans le consentement de la personne concernée.

Dans le cas où une demande est faite en vue d’obtenir des documents pouvant contenir des renseignements personnels concernant une autre personne que le demandeur, ce dernier doit obtenir le consentement écrit dûment signé de cette tierce personne qui devra alors remplir le formulaire Consentement du tiers à la divulgation de renseignements personnels la concernant et le joindre à la demande de documents.

S’il s’agit d’une demande reliée à un immeuble, l’autorisation du propriétaire actuel est nécessaire. Le demandeur doit alors faire remplir le formulaire de Consentement du propriétaire d’un immeuble.

Ce formulaire de consentement devra donc être joint à votre demande lors de la transmission de celle-ci au responsable.

Comment faire une demande d'accès à l'information ?

En remplissant le formulaire de demande d’accès à un document. Ce formulaire est également disponible au bureau des Services juridiques et du greffe.
 
Tout d’abord, il est à noter que les demandes verbales sont acceptées, mais qu’elles ne permettent aucun recours en cas de refus ou d’insatisfaction de la réponse donnée par le responsable. Ainsi, seule une demande écrite peut faire l’objet d’une révision de la décision par la Commission d’accès à l’information.

La demande d’accès doit être adressée au responsable et doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le document. Le demandeur doit donc indiquer suffisamment de détails sur la nature de la demande, sur le type de document désiré et sur les dates ou les adresses concernées par la demande.

Il est possible d’effectuer une demande d’accès à un document par les moyens suivants :

  • En personne au comptoir
    Vous pouvez vous présenter au bureau des Services juridiques et du greffe à l’hôtel de ville situé au 87 de la rue Principale pour remplir le formulaire de demande d’accès.

  • Par la poste, par télécopieur ou par courriel
    Vous pouvez faire une demande écrite en indiquant « Demande d’accès à l’information » dans l’objet du message ou remplir le formulaire de demande d’accès et l’acheminer au responsable de l’accès par la poste, par télécopieur ou par courriel aux coordonnées suivantes :

    Me Julie Bertrand, greffière adjointe
    Responsable de l’accès à l’information
    Ville de Granby
    87, rue Principale
    Granby (Québec) J2G 2T8
    Télécopieur : 450 776-8278
    Courriel : acces@ville.granby.qc.ca

    Par téléphone :
    Pour une demande verbale ou pour toute autre question, vous pouvez téléphoner au 450 776-8277.

Délai de réponse

Lorsqu’une demande d’accès à des documents est reçue par le responsable, ce dernier transmet un accusé de réception au demandeur l’informant du délai de traitement de la demande. La Loi prévoit que le responsable d’accès a un délai de vingt (20) jours suivant la réception de la demande d’accès pour l’étudier et y répondre. En cas d’impossibilité de répondre dans les délais prévus, un délai supplémentaire de dix (10) jours est accordé au responsable. Si tel est le cas, le responsable prendra soin d’aviser par écrit le demandeur de ce délai de prolongation.

À défaut de respecter ces délais, le responsable est alors réputé avoir refusé l’accès aux documents demandés. Ce défaut permet alors au demandeur un recours en révision devant la Commission d’accès à l’information.

Frais reliés à la demande

La consultation de documents sur place est gratuite. Cette consultation se fait au bureau des Services juridiques et du greffe de la Ville pendant les heures d’ouverture du bureau.

Par contre, des frais sont exigés pour toute copie d’un document en vertu du règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels, chapitre A-2.1, r. 3  et en vertu du règlement numéro 0526-2014 décrétant la tarification de certains services municipaux et remplaçant le règlement numéro 0017-2007 et ses amendements.

Ces frais s’appliquent quel que soit le mode de transmission des documents et doivent être acquittés au moment de prendre possession des documents. Dans certains cas, ils peuvent être exigés avant de procéder à la transcription et à la reproduction de documents.

Révision d'une demande d'accès à l'information

La demande d’accès à un document peut être verbale ou écrite, mais seule la personne ayant fait une demande écrite peut demander à la Commission d’accès à l’information la révision du refus de transmettre le document demandé ou de la décision rendue par le responsable d’accès, et ce, dans les trente (30) jours suivant la date de cette décision.

Pour plus d'informations quant à la révision d'une demande, consultez le site de la Commission d'accès à l'information.

Rectification d'un renseignement personnel

Dans certaines circonstances, la Loi permet également à une personne de demander des rectifications aux renseignements personnels qui la concernent lorsqu’ils sont inexacts ou incomplets. Si tel est le cas, une demande de rectification peut être faite auprès du responsable de l’accès à l’information de la Ville.


Formulaires



Pour vous renseigner sur vos droits concernant la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, consultez le site de la Commission d’accès à l’information du Québec.